POLITYKA PRYWATNOŚCI I COOKIES

(serwis: kancelaria-firost.pl)

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest FIROST FIRLEJ & OSTASZEWSKI KANCELARIA RADCÓW PRAWNYCH SPÓŁKA JAWNA
KRS: 0001187002
NIP: 7831934358
REGON: 542378374

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@kancelaria-firost.pl
Adres: ul. Święty Marcin 25/7, 61-804 Poznań. 

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach prywatności prosimy o kontakt mailowy lub listowny (z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”).

2. Zakres danych i źródło danych

W zależności od tego, jak korzysta Pani/Pan z serwisu, możemy przetwarzać:

  • dane kontaktowe i identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu),
  • treść zapytania i dane przekazane w korespondencji,
  • dane zawarte w dokumentach, jeśli zdecyduje się Pani/Pan je przesłać (np. do wstępnej analizy sprawy),
  • dane techniczne: adres IP, data i czas, identyfikatory przeglądarki/urządzenia, adresy URL, informacje o błędach – głównie w logach serwera.

Dane co do zasady otrzymujemy bezpośrednio od Pani/Pana. Po nawiązaniu współpracy (prowadzenie sprawy) dane mogą też pochodzić od sądów, organów, banków, kontrahentów, pełnomocników i innych uczestników postępowań – w zakresie niezbędnym do wykonania zlecenia.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

A) Kontakt i obsługa zapytań (formularz / e-mail / telefon)

Cel: udzielenie odpowiedzi, prowadzenie korespondencji, umówienie konsultacji, wstępna ocena możliwości pomocy.
Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy (gdy zapytanie dotyczy usług),
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (komunikacja i obsługa zapytań, organizacja kontaktu).

B) Przesłanie dokumentów do analizy (jeżeli Pani/Pan je prześle)

Cel: zapoznanie się z dokumentami i przygotowanie odpowiedzi/wyceny/dalszych zaleceń.
Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (jak wyżej),
  • a jeśli w dokumentach trafią się dane szczególne (np. o zdrowiu) – wyjątkowo także art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń).

Pro tip: na stronie warto dopisać krótką informację „prosimy nie przesyłać danych wrażliwych, jeśli nie są konieczne” – ludzie wklejają cuda.

C) Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług prawnych (gdy dojdzie do współpracy)

Cel: wykonanie umowy, prowadzenie sprawy, kontakt, archiwizacja akt, rozliczenia.
Podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa),
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne – np. podatkowe/rachunkowe),
  • w razie potrzeby także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (roszczenia/bezpieczeństwo).

D) Obowiązki prawne i księgowo-podatkowe

Cel: wystawianie dokumentów księgowych, rozliczenia, archiwizacja dokumentacji wymaganej przepisami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

E) Roszczenia, bezpieczeństwo i logi serwera

Cel: ustalenie/dochodzenie/obrona roszczeń, przeciwdziałanie nadużyciom, bezpieczeństwo IT, diagnostyka i prawidłowe działanie serwisu (logi).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

F) Marketing własnych usług (tylko gdy to robicie / gdy wyrazisz zgodę)

Jeżeli Administrator prowadzi marketing własnych usług:

  • marketing tradycyjny (np. informacja w relacji B2B lub do obecnych klientów) może być oparty o art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
  • marketing przez e-mail/SMS/telefon realizujemy wyłącznie, jeśli Pani/Pan wyraził(-a) na to zgodę (zgodnie z przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej i telekomunikacji).

Zgodę na marketing można w każdej chwili wycofać.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale:

  • bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie,
  • bez danych niezbędnych do umowy – nie będziemy mogli jej zawrzeć/wykonać,
  • przesyłanie dokumentów jest zawsze opcjonalne (i powinno ograniczać się do tego, co konieczne).

5. Okres przechowywania danych (retencja)

Przechowujemy dane nie dłużej niż to potrzebne, a w praktyce:

  1. zapytania / korespondencja (gdy nie dochodzi do współpracy): przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony zabezpieczeniem przed roszczeniami (co do zasady do upływu terminów przedawnienia),
  2. dokumenty przesłane do analizy (gdy nie dochodzi do współpracy): przez czas niezbędny do obsługi zapytania, a następnie – jeśli to potrzebne – przez okres uzasadniony zabezpieczeniem roszczeń,
  3. dane związane z wykonywaniem usług prawnych: przez czas trwania umowy/zlecenia, a następnie przez okres wymagany przepisami oraz uzasadniony charakterem sprawy (archiwizacja akt i rozliczalność),
  4. dane księgowe/podatkowe: przez okres wymagany przepisami prawa,
  5. logi serwera: przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką (zwykle od kilku dni do kilku miesięcy, zależnie od rodzaju logów i zdarzeń).

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

  • podmiotom przetwarzającym działającym na nasze zlecenie (np. hosting, utrzymanie serwisu, wsparcie IT, dostawca poczty, podmioty archiwizujące/niszczące dokumenty, księgowość) – tylko w zakresie niezbędnym,
  • niezależnym administratorom, jeżeli jest to konieczne w związku z prowadzeniem sprawy lub wynika z prawa (np. sądy, organy, banki, biegli, tłumacze, operatorzy pocztowi/kurierzy).

7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak korzystamy z rozwiązań dostawców, których infrastruktura/wsparcie obejmuje państwa poza EOG, przekazanie odbywa się z zastosowaniem wymaganych zabezpieczeń prawnych (np. standardowych klauzul umownych).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Pani/Panu prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes) oraz cofnięcia zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Kopia danych: pierwsza kopia jest bezpłatna. Za kolejne kopie możemy pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych sporządzenia kopii.

W celu realizacji praw prosimy o kontakt: kontakt@kancelaria-firost.pl.
Przysługuje też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Pani/Pana decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Panią/Pana.

10. Cookies i dane techniczne

10.1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu, które pomagają w prawidłowym działaniu serwisu i/lub zapamiętaniu ustawień.

10.2. Jakich cookies używamy

W serwisie mogą być wykorzystywane:

  • cookies niezbędne – do prawidłowego działania strony i formularzy (nie wymagają zgody),
  • cookies funkcjonalne – ułatwiają korzystanie z serwisu (w zależności od rodzaju mogą wymagać zgody),
  • cookies analityczne/marketingowe – tylko jeśli zostaną wdrożone (wymagają zgody).

Jeżeli na stronie zostaną użyte cookies analityczne lub marketingowe, zgoda będzie zbierana przez baner (narzędzie zarządzania zgodami) i można ją w każdej chwili wycofać.

10.3. Linki do usług zewnętrznych (np. mapy)

Serwis zawiera odnośniki do lokalizacji w Google Maps (linki zewnętrzne).
Po przejściu do serwisów zewnętrznych zasady prywatności i cookies tych podmiotów obowiązują niezależnie od Administratora.

10.4. Jak zarządzać cookies

Może Pani/Pan zarządzać cookies poprzez ustawienia na naszej stronie dostępne tutaj:

lub w ustawieniach przeglądarki (blokowanie/usuwanie). Ograniczenie cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyk, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, modyfikacją lub ujawnieniem.

12. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana (np. przy zmianie funkcji serwisu lub narzędzi). Aktualna wersja jest publikowana na stronie.

Data ostatniej aktualizacji: 21 grudnia 2025 r.